Rekruttering
Jeres rekrutteringsproces bør være klar fra start
Behovet for en ny medarbejder kan opstå af forskellige årsager. Det kan skyldes vækst i virksomheden, hvor der er behov for at udvide teamet med flere medarbejdere. Det kan også skyldes en opsigelse, hvor en stilling skal besættes på grund af en medarbejder, der forlader virksomheden.
Uanset årsagen er det afgørende at have en effektiv rekrutteringsproces på plads. Denne guide kan hjælpe dig med at navigere i rekrutteringsprocessen, uanset om du skal ansætte en enkelt medarbejder eller flere.
Hele processen
Behov
Når i skal igang med at finde ud af hvilket behov den nye medarbejder skal dække kan i med fordel overvej dette:
1
-
Er i aligned med hvilke kompetencer i leder efter?
-
Hvilke opgaver skal der løses?
-
Hvilket ansvarsområde får den nye medarbejder?
-
Hvornår er den nye medarbejder en sucess i jobbet?
-
Hvilke kompetencer mangler i Idag?
-
Hvilke opgaver kan i ikke få løst idag?
Jobopslag
Når behovet er klar bliver det meget nemmere at lave et konkret og fængende jobopslag.
Jobopslaget skal bruges til at lave spørgsmål I kan bruge på selve samtalerne, og når i skal evaluere kandidaterne og når i skal have spørgsmål klar til når i skal ringe til referencerne.
2
Et stillingsopslag kan indeholde:
-
En kort beskrivelse af virksomheden og funktionen/afdelingen
-
Overordnet beskrivelse af stillingen og hvordan den skal skabe værdi
-
Opgaver, ansvar og kvalifikationer som jobbet indeholder
-
Minimumskrav til kandidater der skal komme i betragtning til stillingen
-
Stillingens organisatoriske placering og reference
-
Nærmeste samarbejdspartnere (internt og eksternt)
-
Hvordan stillingen indgår i virksomhedens karriereudvikling
-
Hvad kandidaten tilbydes
-
Lønramme
-
Succeskriterier og mål
-
Hvordan man ansøger og hvornår der er frist
-
En kontaktperson ved spørgsmål
I bør overveje medier der bedst vil ramme målgruppen af kandidater.
Elementerne i en rekrutteringsplan er:
-
Valgte medier, herunder overvejelser om anvendelse af sociale medier
-
Annonceringsperiode.
-
Overvejelser om anvendelse af eksterne rekrutteringspartnere.
-
Mulige CV databaser der kan anvendes.
I skal gøre jer overvejelser over jeres profilering af jobopslaget. Altså hvor vil en potentiel ny medarbejder se dette jobopslag.
Profilering
3
Screening
4
Når i læser ansøgerne igennem så gør jerselv den tjeneste at lave små noter i kan vende tilbage til. Noter her om kandidaten opfylder jeres minimumskrav, hvilke bekymringer du kunne have, hvilke fordele du ser, hvad du er nysgerrig på at udforske i en telefonisk samtale.
Nogle kandidater vi således blive sorteret i 3 kategorier
-
telefon interview
-
måske
Når i har screenet alle kandidaterne skal i evaluere hvem i ønsker at tage et telefon interview med. Er der nogen i måske bunken der skal med her?
Dem i vurderer ikke er egnet fra starten skal stadig have et godt afslag.
Ligner jeres medarbejder hinanden og står jeres kreativitet, innovation og vækst stille? Måske ansætter i ubevidst de samme typer. Tag dette GRATIS online kursus og bliv klogere på diversitet, inklusion, lighed og tilhørsforhold
Førsten samtale / telefon samtale
5
Denne fase af rekrutteringsprocessen fokuserer på at afholde telefoninterviews med de udvalgte kandidater for at identificere de bedst egnede til en efterfølgende fysisk samtale.
-
Kontakt: Send en professionel e-mail til kandidaten for at invitere dem til et telefoninterview. Planlæg et tidspunkt, der passer både dig og kandidaten, og undgå ubelejlige tidspunkter.
-
Introduktion: Start samtalen med at takke kandidaten for at tage sig tid. Introducer dig selv, din rolle i rekrutteringsprocessen og virksomheden kort.
-
Rammesætning: Forklar formålet med telefoninterviewet, den forventede varighed, og hvordan samtalen vil forløbe. Gennemgå kort de spørgsmål, der vil blive stillet.
-
Kandidatens kompetencer: Giv kandidaten mulighed for at præsentere sig selv og sine relevante færdigheder og erfaringer. Stil uddybende spørgsmål for at afdække kandidatens kompetencer i forhold til stillingens minimumskrav.
-
Næste skridt: Informer kandidaten om de næste trin i rekrutteringsprocessen og angiv en tidshorisont for, hvornår de kan forvente at høre tilbage.
-
Evaluering: Udfyld et detaljeret evalueringsskema efter samtalen. Dette skema skal omfatte en objektiv vurdering af kandidatens kompetencer, potentiale og kulturpasform. Evalueringsskemaet er et afgørende værktøj til at sammenligne kandidater og matche dem med stillingens krav.
Evalueringsskema
Et struktureret evalueringsskema kan omfatte følgende punkter:
-
Kompetencer: Vurder kandidatens faglige kompetencer, færdigheder og erfaringer i forhold til stillingsbeskrivelsen.
-
Problemløsning: Evaluer kandidatens evne til at analysere problemstillinger, tænke kreativt og finde effektive løsninger.
-
Kommunikation: Vurder kandidatens kommunikationsevner, både mundtligt og skriftligt.
-
Motivation: Evaluer kandidatens motivation for stillingen, engagement og entusiasme.
-
Kulturpasform: Vurder kandidatens personlighed, værdier og arbejdsstil i forhold til virksomhedskulturen.
En professionel og struktureret tilgang til screening af kandidater sikrer en effektiv vurderingsproces, der identificerer de bedst egnede kandidater til at gå videre til den næste fase af rekrutteringen.
Telefoninterviewprocessen:
2. samtale
6
Interviewet er en afgørende del af rekrutteringsprocessen, hvor både du og kandidaten får mulighed for at vurdere, om der er et godt match. Det er derfor vigtigt at afsætte tid til, at begge parter kan stille spørgsmål og få et dybere indblik i hinanden.
-
Antal samtaler: Beslut dig for, hvor mange samtaler du ønsker at afholde med hver kandidat, afhængigt af stillingens niveau og kompleksitet. Minimum 2 samtaler er standard, men 3 samtaler kan også være nødvendige.
-
Kalendarkoordinering: Planlæg interviewene i god tid og reserver tid i alle involveredes kalendere.
Interviewplanlægning
Forberedelse til interviewet
-
Efter shortlisting: Når du har godkendt en shortlist af kandidater, kan du begynde at planlægge og gennemføre interviews.
-
Interviewplan: Lav en detaljeret plan for hvert interview, der inkluderer:
-
Præsentation af virksomheden og stillingen
-
Gennemgang af kandidatens kompetencer i forhold til minimumskrav
-
Information om det næste skridt i rekrutteringsprocessen
-
Spørgsmål til kandidaten
-
-
Individuel forberedelse: Baseret på CV og ansøgning, skal du forberede dig grundigt på hvert interview.
-
Bestem hvilke spørgsmål du vil stille
-
Vær opmærksom på kandidatens styrker og svagheder
-
Overvej eventuelle udfordringer i stillingen og hvordan kandidaten kan håndtere dem
-
-
Evalueringsskema: Udarbejd et evalueringsskema til at vurdere både kandidatens hårde (faglige) og bløde (personlige) kvalifikationer. Eller hent dit skema her.
Gennemførelse af interviewet
-
Interviewform: Interviewet kan foregå fysisk eller virtuelt, afhængigt af situationen og kandidatens præferencer.
-
Interviewstruktur:
-
Start med en velkomst og introduktion af alle deltagere
-
Gennemfør interviewet baseret på din plan
-
Giv kandidaten tid til at stille spørgsmål
-
Afslut interviewet med en opsummering af de vigtigste punkter og information om det næste skridt i processen. Husk at forhøre jer om kandidatens lønforventninger og ansættelsesvilkår. (Dette kan være en potentiel showstopper senere i processen ellers)
-
-
Professionel adfærd: Vær professionel, venlig og imødekommende under hele interviewet.
-
Aktiv lytning: Lyt aktivt til kandidatens svar og stil uddybende spørgsmål.
-
Vær opmærksom på kropssprog: Både dit eget og kandidatens kropssprog kan give dig værdifuld information.
Efter interviewet
-
Evaluering: Udfyld evalueringsskemaet straks efter interviewet, mens dine indtryk stadig er friske.
-
Notater: Skriv detaljerede noter om kandidatens svar, adfærd og eventuelle observationer.
-
Diskussion: Diskuter interviewet med de øvrige involverede og sammenlign jeres evalueringer.
Test
-
Supplerende værktøj: Tests kan være et supplerende værktøj til at identificere kandidatens kompetencer og færdigheder, men de bør ikke være det afgørende element i din vurdering.
-
To mulige tidspunkter: Tests kan foregå enten efter den første samtale med feedback inden den anden samtale, eller når du har et par kandidater tilbage i feltet.
-
Fordele: At vente til senere i processen kan spare jer tid og ressourcer.
Husk
-
Interviewet er en tovejsgade - både du og kandidaten skal vurdere om der er et match.
-
Vær grundig i din forberedelse og planlægning.
-
Vær professionel, venlig og imødekommende under interviewet.
-
Lyt aktivt og stil uddybende spørgsmål.
-
Evaluer kandidaten både på hårde og bløde kvalifikationer.
-
Brug tests som et supplerende værktøj, men lad dem ikke være afgørende for din beslutning.
Ved at følge disse retningslinjer kan du sikre dig et vellykket interview, der hjælper dig med at finde den bedste kandidat til jobbet.
Reference
7
Formålet med en reference check er at indsamle dybdegående information om kandidatens adfærd, præstationer og resultater i tidligere ansættelsesforhold. Denne information er afgørende for at træffe en velinformeret beslutning om ansættelse, uanset kandidatens faglige kvalifikationer, viden og færdigheder. Kandidatens tidligere præstationer og adfærd er den bedste indikator for, hvordan de vil håndtere lignende udfordringer i fremtiden.
Tidligere adfærd siger noget om kommende adfærd
"
"
Ansættelse
8
Nå i har besluttet jeg for den kandidat i ønsker at tilbyde jobbet er det vigtigt at bemærke at det her kan være knald eller fald. Enten accepterer kandidaten jeres tilbud eller det er forfra. Så i skal ikke vælge at presse citronen her.
Præsentere det bedste tilbud fra starten. Dette viser kandidaten, at i har tillid til kandidatens værdi og ønsker at sikre jer, at vedkommende vælger jeres jobmulighed.
At ændre tilbuddet senere kan virke useriøst og kan føre til, at kandidaten føler sig mistænksom over for dine intentioner.
i bør hjælpe kandidaten ved at forberede sig mentalt på at deres nuværende arbejdsgiver muligvis vil lave et kontratilbud eller hvis kandidaten er i process ved et andet firma at de overbyder. Derfor er det vigtigt at fremhæve de fordele jeres virksomhed tilbyder samt det de kan se frem til at blive en del af.
Tilbuddet skal indeholde en detaljeret beskrivelse af den samlede kompensationspakke, der inkluderer løn, bonus, pension, ferie, sundhedsforsikring og andre relevante goder.Udviklingsmuligheder:Udover kompensationspakken skal du også fremhæve de udviklingsmuligheder, som stillingen tilbyder, f.eks. kurser, mentorprogrammer, karrieremuligheder og deltagelse i konferencer.
Selvom du har lavet et attraktivt tilbud, kan kandidaten stadig afvise det. I så fald skal du forsøge at forstå årsagen bag afslaget. Det kan handle om andet end løn, f.eks. et bedre arbejdsmiljø, en kortere arbejdsdag eller en mere attraktiv beliggenhed.
Lønforhandling:
Hvis kandidaten afviser tilbuddet på grund af løn, kan du overveje at justere den samlede kompensationspakke. Vær dog forsigtig med at skabe ubalance i forhold til eksisterende medarbejdere.
9
Håndtering af
afslag
Afslag er en ofte undervurderet del af rekrutteringsprocessen. Mange kandidater oplever desværre at blive efterladt uden svar efter at have investeret tid og energi i at søge en stilling eller deltage i en jobsamtale. Som virksomhed er det mindste, man kan gøre, at levere et respektfuldt og velovervejet afslag. Det er ikke kun et spørgsmål om god opførsel, men også om at beskytte virksomhedens omdømme. Dårlig håndtering af afslag kan skabe et negativt indtryk af jeres virksomhed, som både kandidater og deres netværk kan dele med omverdenen. En professionel og venlig tilbagemelding viser, at I værdsætter kandidaternes tid og engagement, hvilket kan være afgørende for, hvordan virksomheden opfattes i fremtiden – både blandt potentielle ansatte og kunder.
Lukning af rekruttering
Rekrutteringsprocessen er først afsluttet, når der er indgået en underskrevet kontrakt. Og på trods af dette er der mange der springe fra indenfor de første 3 mdr.
Derfor er preboarding vigtig.
Læs mere her om preboarding.
PreBoadring og Onboarding
Efter modtagelse af den underskrevne kontrakt skal du informere relevante personer i HR om den nye ansættelses og starte prebording-processen + onboarding-processen.
Dette inkluderer at give kandidaten adgang til IT-systemer, introduktion til kolleger, og information om virksomhedskulturen og -politikker.
Husk
-
Vær professionel og ærlig i din kommunikation med kandidaten.
-
Vær proaktiv og løsningsorienteret i forhandlingssituationer.
-
Sørg for at alle involverede parter er informeret og involveret i processen.
-
Gør onboarding-processen til en positiv oplevelse for den nye medarbejder.
Ved at følge disse retningslinjer kan du sikre en effektiv og professionel afslutning på jeres rekrutteringsproces og sikre en vellykket start for den nye medarbejder.
Nye indlæg
