Feedback-cirklen

Introduktion til Feedback-cirkler

Feedback-cirkler er en effektiv metode til at forbedre samarbejdet, kommunikationen og præstationen i teams. Ved at skabe en struktureret ramme, hvor alle teammedlemmer får mulighed for at give og modtage konstruktiv feedback, kan feedback-cirkler fremme en kultur af åbenhed og kontinuerlig læring. I denne artikel dykker vi ned i, hvad feedback-cirkler er, hvordan de fungerer, og hvordan du kan facilitere dem i dit team for at styrke samarbejde, kommunikationen og individuelle præstationer i et team. Feedback-cirkler skaber et forum, hvor alle kan deltage aktivt, og feedback gives på en konstruktiv og respektfuld måde.

I en feedback-cirkel vil du opleve:

1. Alle bidrager: Hvert medlem af teamet både giver og modtager feedback. Dette sikrer, at feedback ikke kun kommer fra en leder, men fra alle kolleger, hvilket fremmer et åbent miljø.

2. Struktureret proces: Feedbacken er ofte organiseret med specifikke retningslinjer. For eksempel kan det handle om at dele styrker først og derefter foreslå forbedringspunkter.

3. Konstruktiv tone: Feedbacken fokuserer på udvikling og læring. I stedet for at kritisere personligt, handler det om at give nyttig, fremadskuende feedback, som den enkelte kan bruge til at forbedre sine færdigheder eller adfærd.

4. Fokus på refleksion: Feedback-cirkler giver plads til, at modtagerne kan reflektere over det, de hører, og tage stilling til, hvordan de vil bruge feedbacken til personlig eller professionel udvikling.

5. Gensidighed: Feedback-cirkler er ikke envejskommunikation. Alle i teamet har mulighed for både at give og modtage feedback, hvilket skaber en mere ligeværdig og transparent feedback-kultur.

Fordele ved feedback-cirkler

• Forbedrer teamdynamik: Feedback-cirkler styrker tilliden og kommunikationen i teamet, da de skaber en kultur, hvor åbenhed og respekt for hinanden fremmes.

• Løser problemer tidligt: Feedback-cirkler hjælper med at identificere små problemer eller forbedringsområder, før de vokser til større udfordringer.

• Fremmer læring: Feedback-cirkler er et stærkt værktøj til kontinuerlig læring, både for den enkelte og for teamet som helhed, ved at skabe et rum for udviklingsorienteret dialog.

Feedback-cirkler er særligt effektive i selvledende teams, hvor det er vigtigt, at alle teammedlemmer kan give input og hjælpe hinanden med at forbedre deres præstationer, uden at det kommer fra en traditionel leder.

Faciliter en feedback-cirkel seance

At facilitere en feedback-cirkel kræver en struktureret tilgang, der sikrer en åben og respektfuld dialog mellem deltagerne. Her er en drejebog, som du kan bruge til at facilitere en feedback-cirkel i et team. Denne guide dækker alt fra forberedelse til afslutning og sikrer, at feedback-sessionen er produktiv og lærerig.

Forberedelse (1 uge før)

1. Kommunikér formålet:

Indled med at forklare formålet med feedback-cirklen til teamet. Det kan være at forbedre samarbejdet, øge tilliden, eller udvikle individuelle færdigheder. Sørg for, at alle forstår, at formålet er at hjælpe hinanden med at blive bedre – ikke at kritisere.

2. Tildel forberedelsesopgaver:

Bed hver deltager om at forberede feedback til deres kolleger. Feedbacken bør indeholde både positive observationer (styrker) og konstruktiv feedback (forbedringsområder). En struktureret tilgang som “Start, Stop, Fortsæt” kan bruges:

• Start: Hvad kunne personen begynde at gøre for at blive bedre?

• Stop: Hvad kunne personen stoppe med at gøre for at forbedre sig?

• Fortsæt: Hvad gør personen allerede godt, som de bør fortsætte med?

3. Facilitatorens rolle:

Vælg en facilitator (det kan være dig selv eller et teammedlem). Facilitatoren skal sørge for, at sessionen forløber struktureret, at alle får taletid, og at dialogen forbliver respektfuld og fokuseret.

Dagen før feedback-cirklen

1. Lokalitet og atmosfære:

Sørg for, at mødelokalet er roligt og behageligt, og at der er nok plads til, at deltagerne kan sidde i en cirkel. Dette fremmer ligeværdighed og åben dialog.

2. Tidsstyring:

Aftal på forhånd, hvor lang tid I har til hver persons feedback (f.eks. 10-15 minutter pr. deltager afhængig af teamets størrelse).

Facilitering af feedback-cirklen (På dagen)

1. Introduktion (10-15 minutter)

• Velkomst og retningslinjer:

Start med at byde velkommen og præsentere formålet igen. Forklar, at dette er en åben og positiv proces, der handler om udvikling.

• Mind deltagerne om at fokusere på adfærd og ikke personlige egenskaber.

• Opfordr dem til at bruge jeg-sprog (“Jeg oplever, at du…”) i stedet for “du-sprog,” som kan virke anklagende.

• Tidsstyring og struktur:

Forklar, at hver person vil få en bestemt tid til at modtage feedback fra gruppen, og at I vil følge en struktur for, hvordan feedbacken gives (f.eks. positiv feedback først, derefter konstruktiv feedback).

2. Feedback-runder (Tid afhænger af gruppestørrelse)

• Fokuspersonens rolle:

For hver feedback-runde er der én person, der modtager feedback (fokuspersonen). Fokuspersonen starter med at dele, hvad de gerne vil modtage feedback på, hvis de har specifikke områder, de vil forbedre.

• Runde af positiv feedback:

Hver deltager giver deres positive feedback til fokuspersonen. Brug “Fortsæt”-delen fra “Start, Stop, Fortsæt”-strukturen. Facilitatoren sikrer, at alle får taletid, og at feedbacken er specifik og konstruktiv.

Eksempel:

“Jeg synes, du gør et fantastisk stykke arbejde med at facilitere møderne. Du holder os alle fokuseret og sikrer, at alle bliver hørt.”

• Runde af konstruktiv feedback:

Efter positiv feedback går deltagerne videre til konstruktiv feedback. Brug “Start”- og “Stop”-delen fra strukturen. Det er vigtigt at sikre, at feedbacken stadig er respektfuld og fremadskuende.

Eksempel:

“Jeg har lagt mærke til, at du nogle gange tager meget taletid i møderne. Måske kunne du prøve at stoppe op og lade andre dele deres input mere.”

• Fokuspersonens refleksion:

Efter at have modtaget feedback, får fokuspersonen mulighed for at reflektere højt over, hvad de har hørt. Det er vigtigt, at de ikke forsvarer sig, men lytter aktivt og anerkender feedbacken.

3. Skift til næste deltager

• Når feedback-runden for en person er afsluttet, skiftes der til den næste person. Processen gentages, indtil alle har modtaget feedback.

3. Opsamling og refleksion (15-20 minutter)

Grupperefleksion

Når alle har fået feedback, samler facilitatoren op. Spørg teamet, hvordan de oplevede feedbackprocessen:

• Hvad fungerede godt?

• Var der noget, der kunne have været gjort anderledes?

• Hvordan kan teamet bruge denne feedback fremadrettet?

Individuelle handlingstrin

Bed hver deltager om at notere deres vigtigste læring fra feedbacken og overveje, hvilke konkrete handlinger de vil tage fremadrettet.

4. Efter feedback-cirklen

1. Opfølgning (1-2 uger senere):

Planlæg en kort opfølgningssession eller send en opfølgende mail, hvor deltagerne kan reflektere over, hvordan de har brugt den feedback, de modtog, og hvordan det har påvirket deres arbejde eller adfærd.

2. Evaluering:

Overvej at evaluere feedback-cirklen ved at spørge teammedlemmerne, hvad de har fået ud af processen, og om de har forslag til forbedringer til næste gang.

Vigtige principper under feedback-cirklen

• Respekt og ligeværd: Alle deltagere skal føle sig respekterede og hørt. Feedback-cirkler skal foregå i en åben og ikke-dømmende tone.

• Fokus på udvikling: Feedbacken skal være fremadskuende og give modtageren idéer til, hvordan de kan forbedre sig.

• Tydelig struktur: Strukturen med positiv feedback først og derefter konstruktiv feedback hjælper med at skabe en sikker og produktiv atmosfære.

Facilitering af feedback-cirkler er en stærk metode til at skabe en kultur af åbenhed og løbende læring i teamet. Det kræver forberedelse og struktur, men når det udføres korrekt, kan det føre til bedre samarbejde, øget tillid og individuel udvikling.

Læs også om feedback og feed forward